Какво е платежно известие и как се сверява с фактурите
В края на месеца получавате документ от контрагент — най-често логистична фирма — който изброява всички транзакции, уредени с вашата фирма. Това е платежното известие. Тази статия обяснява какво съдържа то и защо сверяването му с фактурите е една от най-тежките ръчни задачи в счетоводството.
Какво представлява платежното известие
За разлика от фактурата, която иска плащане, платежното известие потвърждава, че плащането е извършено. То съдържа табличен списък от транзакции — всяка с дата, референтен номер и сума — плюс данни за документа: номер, дата, обща сума и подател.
Двата вида транзакции в него
Транзакциите с положителна сума са приходи — плащания за извършена работа.
Тези с отрицателна сума (знакът минус може да е отпред или отзад: -95.00
или 95,00-) са удръжки — кредитни известия, отстъпки или корекции, които подателят е
приспаднал от плащането.
Защо ръчното сверяване е бавно
Сверяването означава всяка транзакция от известието да се съпостави с откритите фактури на фирмата. Ръчно това е проверка ред по ред: търсите по сума, по контрагент, по референтен номер. При десетки редове месечно — часове работа и лесно пропуснато несъответствие.
Как процесът става автоматичен
- Качвате платежното известие като PDF.
- Системата извлича всички транзакции и ги класифицира като приходи или удръжки.
- Всяка транзакция се съпоставя с откритите фактури на избраната фирма.
- Спорните редове отиват в опашка за преглед, а вие потвърждавате или съпоставяте ръчно.
Резултатът е ясен отчет — кои редове са съпоставени, кои са вероятни и кои не съответстват — плюс пълна история на всяка корекция.